Alex Brittain-Catlin | Promote International

Creating Digital Content to Support Your Training Initiative

Posted on januari 19, 2024januari 19, 2024 by Alex Brittain-Catlin

There are a number of crucial factors that a content creator needs to ascertain before the creation of program material. Firstly, there needs to be a clear understanding of what results we are after as a result of the program, whether we are after learning transfer or the delivery of performance. If we are after the latter, then there also needs to be a clear agreement of how this performance is to be achieved over the course of the training, to successfully drive application of that learning in the workplace.

The first question is perhaps contentious, because few instructors would say that training they deliver is designed to only support knowledge acquisition. However, only recently has the focus on application and how to achieve this really been in focus. When talking about application, we are talking about the specific skills/approaches that the participant will be expected to apply on their job whilst participating in the training program. Generally, we still see that there are two broad approaches to delivering training: event-focused learning transfer (where the participant is expected to learn the content), and learning journeys designed to support guided application over time (where the participant is guided to apply the learning in their working scenario).

Once again, if the training program is more event focused then there are limited new demands on us as content providers because most of the theory is still delivered verbally by instructors. However, if we are moving towards learning journeys, then this changes the type of content that we need to support such journeys.

This provision of content and then the self-paced access to this material places other demands on us as content creators. Firstly, we need to separate the theory into different parts. This will depend on the type of material that we are trying to deliver but should also relate to gradually increasing the complexity of the subject matter. So, we may start with an early introduction of a particular theory and ask participants to reflect on this, this can then be followed by a specific model or theory as well as a possible template for an approach that we would like them to apply. As the participant begins to understand the theory, and becomes more competent and confident in the approach, we may then need to supply them with additional material. This material may relate to more complex scenarios, or the next level of application that we can now provide to provide deeper understanding and relevance.

The key is to provide ongoing guidance and reference material so that the participants can gain a level of mastery before they graduate the training, to ensure that they are equipped to continue carrying out the specific areas that are covered. Here the journey enables us to have several interactions with participants, meaning that we should aim at bite-sized learning to incrementally increase the participants knowledge, understanding, and ability to apply. This means that we need to create material that is gradually more complex or addresses more challenging application scenarios as participants become more familiar with the basics and move beyond these into application.

We also need to determine what format this theory takes. Is the material going to be written documentation, a video, a podcast, a checklist, supporting or relevant article, or even a supplementary eLearning? Ideally, we need to provide our participants with some different approaches to learning the content. However, we also need to be aware of the trend for bite-sized learning too. We may be able to provide a participant with several hundred pages of written or PowerPoint documentation, but should we? We need to ensure that we are only providing the right amount of material, so that they are able to understand and apply the content in their own working situations, not drown them in endless material.

The key seems to be to have a balance of different types of material, that can be consumed easily by a participant with limited time. When looking at videos, ensure that they are short, around 3-7 minutes and then address different points with additional videos rather than try and include everything in one. The same is true for written or PowerPoint documentation. A rough guide is that it is better to have shorter articles, than longer ones. Though we should remember, that because this is delivered digitally, we are also able to include links to additional material if participants want to dig further. When doing this, it’s key to remember that we need to base our training expectations on the main, not the additional, content.

A further consideration is how we add “context” to the content that we provide. By context, we mean the company-specific relevancies, the experience of application, and perhaps also the challenges and successes that others have experienced when applying the same approaches previously. This is a strength of face-to-face training and indeed this is also the value that an experienced trainer provides. It is this context that can also be added to provide cohesion and relevance to the specific models that are introduced. The challenge with digitally driven learning is that there is no natural home for this element. At Promote we address this issue by including some elements of context in the overall assignment descriptions, where the participants are brought into the relevancy of the model that will later feature through more specific content.

There are once again two approaches when it comes to context. One is to remove it all together, in favour of keeping content to a minimum and the requirement on participants to a minimum. The other is to include the context but keep it to a few key points/stories rather than relay too many points or stories to underlie the points we are trying to make. The decision as to which way to go is to look at the entire flow of the training, to ascertain what type of learning and application we are attempting to drive.

Communication between the program designer and content creator is key. In many cases we are no longer looking for purely supporting material but for content that will drive application and behaviour. The intentionality behind the content is a key element that needs to be clarified and communicated between the program designer and the digital content creator. The degree to which we intend to increase complexity over the course of a journey and what type of application are we expecting participants to apply. The type and extent of the application is absolutely key here, because this is what the content needs to directly support.

Let us guide you to successful training initiatives!

Contact me!

Alex Brittain-Catlin Performance Consultant

Webbinar: Think value, not “results”

Posted on december 22, 2022februari 7, 2023 by Alex Brittain-Catlin

Watch this free webinar to learn how to stop wasting time and money over-designing training that does not warrant such efforts, and put your time and resources into the high-value initiatives your organization needs to survive and thrive.

All L&D investments have to deliver value, but the routes to value differ dramatically. Some training doesn’t even have to produce learning to produce value; some training relies on transfer to produce value; others do not.

An oft heard aphorism is that if something looks like a duck, swims like a duck, and quacks like a duck, then it probably is a duck. Applied in the context of learning and development (L&D), if an intervention is provided by the L&D function, involves instruction and learners, then it is “training”. This is an unfortunate truth, because to external appearances, most training does indeed look the same.

Despite the fact that the worth of an L&D investment derives from the underlying value proposition, L&D selling and purchasing transactions are commonly discussed and negotiated with little if any dialogue about value propositions. The result? Lost value opportunity, wasted resources, dissatisfied L&D customers, and blunt instrument budget cuts that hobble success.

In this free webinar, Professor Robert Brinkerhoff and Promote Solutions consultant Alex Brittain-Catlin, will present the Six Fundamental L&D Value Propositions that a viable organization needs to be fluent in to effectively understand customer needs, and make pinpoint design resource decisions to deliver the specific value needed at the most reasonable cost.

Year of the Tiger (L&D) 2022

Posted on april 25, 2022april 27, 2022 by Alex Brittain-Catlin

5 steg för L&D att klättra i näringskedjan

– Hur kan L&D skapa utbildning med klös i?
– Hur stryker man intressenterna medhårs?
– Och hur sätter man klorna i resultat som hjälper affären?

I guiden “Year of the Tiger – Five ways to show your L&D stripes in 2022” visar vi dig hur du som L&D bör tänka och göra för att ta resultaten till nästa nivå.

Det är dags för dig att ta fram dina ränder och anamma 2022 – tigerns år.

Ladda ner guiden här.

L&D Transformation

Letar du efter ett sätt att transformera eller modernisera er L&D avdelning?

Vi har verktygen för att driva en framgångsrik L&D avdelning.

Cracking the Learning Journey Code

Posted on maj 21, 2021december 13, 2022 by Alex Brittain-Catlin

The Covid Pandemic has challenged the way that many Learning and Development departments and training providers deliver training. There has been a necessity to move away from face-to-face classroom training and instead deliver virtually. This has spurred on the adoption of both Learning Journey methodology and the adoption of a Blended Approach to learning – where both digital and live training are utilised. Both of these have been aided by organizations’ rapid and widespread adoption of digital as a means to deliver training, which was a barrier for many to really embrace these approaches prior to the pandemic.

Both the Learning Journey methodology and the Blended Approach to learning were areas that Promote has championed for the last few years. However, there has been limited demand for such programmes, largely because it’s been easier to apply traditional learning approaches and organizations have been wary of trying something new. This changed with Covid 19 and its extended impact on how organization’s deliver training. Companies now realise that they need to adopt new approaches and move ahead with the new reality of Learning and Development, rather than waiting to see when Covid will end and “normality” will return.

The new normal enables new opportunities

This “new normal” enables us at Promote to apply both the Learning Journey and Blended approaches to a wider degree, which has included the creation of a four-month leadership learning journey in partnership with a couple of our customers. Putting the theory into practice has led to some interesting lessons when it comes to implementing such approaches. What it has shown is that this is not just an adequate alternative, but is actually a better alternative for such training initiatives. We can produce better results, create more impact and performance, and at a lower cost to the customer organization. Some lessons have also become evident, that whilst these approaches may be similar to many which have gone before, changes are required to really realise the results that organizations are looking for.

Engagement is key

Engagement is a key factor for any programme. Without it results are negligible and the application of the learning can be very limited in the majority of cases. There are different elements when it comes to Engagement, whether it’s Participant Engagement, Manager Engagement, and even Facilitator Engagement and changes in approach need to be adopted with all of them.

The content of the programme needs to contain a balance between Group Learning and an Individual Focus to be relevant and applicable by participants. This furthers the idea that Learning and Development initiatives need to have an increased Focus on Application of the learning delivered in trainings rather than on the accumulation of the knowledge itself. We only see impact when participants apply their learning in key situations which actually deliver the performance outcomes that we are after.

Our Learning Journey also incorporated programme dynamics such as spreading learning over Time, ensuring that the Duration of the programme itself, and its constituent parts, were of the right length. We also had to ensure the right level of Content, to provide learners with the key understanding and ability to apply the learning in their everyday working scenarios.

The result: we’ve cracked the learning journey code

The challenge has been similar to completing a multi-dimensional jigsaw puzzle, where different elements come into play at different times and in different ways over the course of the journey. In doing so, we have learned a number of lessons when it comes to Cracking the Learning Journey Code.

In our guide below we’ve concluded our learnings and put together a guide for you who also would like to learn more about cracking the Learning Journey Code.

Want the full scope?
Download our complete guide on all of our do’s and don’t that we have learned during our work when creating a fully virtual leadership learning journey during the pandemic.

Download the guide:

Hur skapar man ett hållbart Learning & Development ekosystem?

Posted on oktober 29, 2020oktober 6, 2021 by Alex Brittain-Catlin

Det som behövs när beslutet om att skapa en blandad utbildningsinsats är taget, är en flernivåstrategi för att lyckas. En strategi som integrerar elementen av en digital plattform och ett virtuellt leveranssätt, men på samma sätt som en mer traditionell klassrumsledd utbildning, är det inte alltid en smärtfri resa för att få effekt. Dessutom behövs ett ändrat mindset för att allt ska fungera. Utifrån vår erfarenhet är det vissa delar som måste vara på plats för att det verkligen ska vara hållbart.

Vi har under åren sett en hel del förändringar kring organisationer som alltmer integrerar en mer blandad strategi när det kommer till deras L&D initiativ. Det här har accelererat de senaste månaderna på grund av behovet att ha virtuella leveranser som standard. Det verkar vara två läger när det kommer till vad som ska hända härnäst. Kommer vi att återgå till ett mer traditionellt tillvägagångssätt med kursledare, face-to-face-program och klassrumsledd utbildning eller kommer det finnas ett behov att tillämpa ett mer blandat tillvägagångssätt där vi integrerar digital support och virtuell leverans som standard. Vi tror på det senare, mest för att vi kan uppnå bättre effekt och resultat med den här metoden, inte enbart som en reaktion av pandemin.

Vad är ett Learning & Development ekosystem?

Det är inte helt utan utmaning att skapa ett effektivt Learning & Development ekosystem och det krävs några hörnstenar för att göra det på ett framgångsrikt och hållbart sätt. För oss är ett Learning & Development ekosystem när människor, teknologi, innehåll, kultur och strategi arbetar i harmoni för att producera L&D initiativ som påverkar organisationen. Utmaningen som kan uppstå är när organisationen kanske redan har en del av hörnstenarna, men inte alla. Utan alla delar kan de dock inte uppnå ett effektivt system som producerar det önskade resultatet.

Grunderna är fyrfaldigt:

Ha en blandad utbildningsmetod i ditt mindset, det möjliggör design och uppbyggnaden av effektiva utbildningsprogram.
Ha en effektiv digital plattform, för att stödja lärresan över tid och samtidigt med ett fokus på att deltagarna tillämpar de nya kunskaperna.
Använda ett virtuellt verktyg integrerat med rätt klassrumsfunktion för att skapa engagemanget hos deltagarna.
Möjligheten att skapa och tillämpa meningsfullt digitalt innehåll.

Att ha en blandad utbildningsmetod i sitt mindset

Att förändra sitt mindset är kanske den största utmaningen av alla och det har en direkt påverkan på de andra tre hörnstenarna i vårt ekosystem. Utbildning har varit så dominerat av den klassrumsledda metoden att bara föreslå en förflyttning till digital utbildning kan få starkt mothugg. Kanske till och med i den starkaste formen från kursledarna själva, som har byggt upp kunskapen och egenskaperna att leverera i det fysiska klassrummet. En blandad utbildning skulle inte bara kräva ett ändrat mindset utan även andra egenskaper. Mindre tid kommer att spenderas på att vara stjärnan på scenen, istället kommer det handla om att direkt guida deltagarna mot tillämpning och assistera dem i det.

Det kan också vara en del mothugg inom organisationen, precis som att kursledarna är vana vid att leverera i klassrummet, är deltagarna vana vid att hämta kunskapen därifrån. Att ändra tillvägagångssätt kan verka riskabelt, det finns också en oro för hur det här påverkar deltagarna med den principiella frågan ”hur länge kommer de vara borta från arbetet?”.

Det tar tid för en ny, blandad strategi att nå fram genom sin väg ut i organisationen. Vi har erfarenhet av att prova att skapa en ”big bang” effekt där vi försökt lansera en idé snabbt. För det mesta har det varit minst framgångsrikt. Det vi istället ser som en framgångsrik process är att ta det gradvis, steg för steg. Då ett program introduceras lite i taget och att framgångsfaktorerna från det sprider sig genom organisationen. Att bistå med support i hur ett program skapas och faciliteras i den digitala plattformen, hur man faciliterar i ett virtuellt klassrum, och hur man skapar en kärna av människor som kan applicera ett mindset med den blandade utbildningsstrategin hjälper också. Det här har skapat mer framgång även när det gäller att få med sig både kursledare och deltagare och vad vi faktiskt kan åstadkomma genom att verkligen använda fördelarna med de digitala verktygen. Dock är en hörnsten att skapa support till dem, någon som kan ”felsöka”, guida och vara där som stöd när saker inte riktigt går som planerat.

Digitala stödplattformar

En digital plattform har tidigare kanske setts som en ”nice-to-have”. Ett komplement till ett existerande LMS som kan stötta strukturen och interaktionen av ett program och samtidigt som det på ett effektivt sätt levererar förberedande uppgifter och support efter själva kurstillfället. Däremot har det blivit allt tydligare att om vi verkligen vill skapa en högre deltagarinteraktion, mellan deltagarna själva, mellan cheferna och med kursledarna kan inte LMS leverera exakt det som behövs. Dessutom om vi vill, med kvalitativt underlag, kunna påvisa att kunskapen faktiskt tillämpas i rätt situationer, behöver vi mer än att testa deltagarnas nivåer av kunskap – fokuset behöver ligga på vad de faktiskt gör. En digital plattform kan stödja med detta och det är mer av ett krav, ett ”must have”.

En nackdel med digitala plattformar är att de ofta representerar en extra kostnad till en existerande investering som gjorts på ett LMS. Men, om vi kan basera vad vi kan öka i tillämpning genom att använda den typen av plattform, återstår frågan vad är kostnaden att ha ett LMS som inte riktigt levererar vad vi behöver, speciellt i en allt mer digital utbildningsmiljö istället. Det betyder att vi behöver två system, en till den administrativa sidan och en som levererar utbildningsprogrammet om vi är, genom vår strategi, i stånd till att förflytta oss framåt.

Virtuella klassrum

Användningen av digitala mötesverktyg har skjutit i höjden över det senaste månaderna som en nödvändighet för att kunna arbeta på distans. Många inom L&D har infört de digitala verktygen för att leverera virtuella program. Även om det används har det primärt varit som en transport från det fysiska klassrummet till den digitala miljön. Det var en rimlig tillämpning när det verkade som att de fysiska mötena endast skulle påverkas kortsiktigt. De här verktygen är ett sätt för oss att kommunicera med våra deltagare virtuellt men det har ett pris. Alltför ofta har jag bevittnat en grupp av deltagare som är helt slut efter en dag av virtuell utbildning – även kursledaren – när de har en dag eller flera dagar kvar av utbildningen. Framöver behöver vi anpassa tillämpningen av vårt virtuella klassrum, ha fler men kortare sessioner, medan vi använder varierande funktioner för att stötta engagemanget. Plötsligt har utbudet av de befintliga verktygen som stödjer detta minskat drastiskt.

Det finns alternativ som kan replikera mer av interaktionen som finns i klassrummet. Även om det också finns en inlärningskurva i användandet och faciliteringen av dessa. För att verkligen lyckas har vi varit tvungna att visa vägen för organisationen i hur verktygen används och hur de ska faciliteras för att lyckas.

Digitalt innehåll

Med tillämpningen av de digitala metoderna finns det plötsligt ett behov för digitalt innehåll som kan användas i utbildningsprogrammen. Material som var designat för klassrummet passar nödvändigt vis inte in och det har även funnits en stor tillit till kursledaren som levererar teori och metoderna som vi vill föra över till deltagarna. Om vi vill börja leverera det här digitalt behöver vi integrera videoklipp och annat digitalt material.

För att gå ett steg längre, om vi verkligen vill tillhandahålla utbildningsprogram som levererar effekt, behöver vi fokusera på den högt skattade face-to-face-tiden på tillämpning istället för på inlärning, då behöver vi leverera teorin i förhand. Videoklipp kan tillhandahålla detta men då behöver vi skapa materialet. Ett alternativ kan vara att gå till en av de många videobibliotek som finns och köpa materialet, även om det kanske inte är i linje med ditt specifika budskap. Dessutom är videomaterialet tillsammans med andra utgifter ofta kopplade till återkommande kostnader.

Skapa videomaterial är ett område som företagens erfarenhet och förmåga att själva göra skiljer sig åt. Vissa har erbjudit digitalt material sedan en tid tillbaka medan många andra fortfarande inte ens har börjat.

Möjligheten att köpa den kunskapen som behövs kan bli kostsamt och behöver inte nödvändigtvis lösa problemet med förmågan att leverera ”on screen”. Processen behöver varken vara komplicerad eller kostsam, men det krävs noggrann planering och förståelse för nivån av professionalism som är förväntad från deltagarna.

Tillämpningen av den blandade strategin som integrerar inte bara de digitala verktygen men även det flexibla mindset har sakta ökat bland kursledarna. För att skapa ett effektivt L&D ekosystem krävs en förändring och med förändring kommer utmaningarna. Utmaningarna är inte oöverkomliga men kräver tid, hårt arbete, kunskap och en investering för en framgångsrik lansering. Belöningen för genomförandet är tydliga: Vi kan erbjuda möjlighet att skala upp, reducerade kostnader, ökad effekt och L&D utbildningsprogram som i längre utsträckning möter organisationens krav.

Vill du veta mer? Titta på vårt tidigare webbinar!

Här kan du titta på vårt webbinar med Alex Brittain-Catlin och Mark Gussetti: “Creating a Sustainable L&D Ecosystem“.

Post Corona – Vad har utbildningsbranschen lärt sig och vad händer nu?

Posted on september 10, 2020oktober 8, 2021 by Alex Brittain-Catlin

För inte så länge sen, innan pandemin, levererade många inom utbildningsbranschen klassrumsbaserad (face-to-face) utbildning. Förflyttningen till ett digitalt och virtuellt klassrum blev ett störande moment men har unisont accepterats som leveranssätt bland både kunder och utbildningsleverantörer. I många fall var digitala verktyg och virtuella inslag i bästa fall bara ett tillägg tidigare. Kanske som verktyg för att hålla en virtuell kick-off eller för administrationssyfte och supportärenden. Deras uppgift var inte fokus utan var till för att låta de fysiska stjärnorna lysa i klassrummet.

Mycket har förändrats som ett resultat av pågående pandemi. Det som vi inte allt för längesen trodde var ett störande moment verkar nu bli mycket mer omfattande och bestående för branschen. När vi pratar med kunder har de haft ett försiktigt förhållningssätt för att ”vänta och se hur läget utvecklas” i hopp om att saker och ting ska återgå till det normala och att det här snart är ett minne blott. Nu ser dock prognosen annorlunda ut. När nyheterna rapporterar om nya utbrott av Covid-19 är det kanske inte så troligt att vi bara kan återgå till det som var normalt tidigare förrän någon gång nästa år – det är åtminstone förhoppningen. Insikten om att virtuella leveranser av utbildningsprogram kanske inte är en kortsiktig lösning som var ursprungsplanen, utan kanske är det nya normala som många vi pratat med nu upplever.

Den kortsiktiga lösningen är inte här för att stanna

I och med detta behöver många utav oss ställa om vår uppfattning och tankesätt kring våra utbildningsinsatser och framförallt komma igång att prata om våra program utifrån med utgångspunkt i ett digitalt stöd och virtuellt levererade utbildningar. Denna gång kan det dessutom inte vara som en temporär lösning medan vi rider ut pandemin, utan det behöver finnas ett genuint engagemang för framtida utbildningsleveranser. För många är det här till viss del obekvämt, inte minst för att det kräver en annan inställning gentemot vad som krävs vid klassrumsledd utbildning. Ämnet kan i all ära vara densamma men det är en del skillnader, i många fall kanske enbart subtila skillnader, men utbildningsstrukturen behöver i princips alltid omarbetas helt och hållet. Det kanske har accepterats som en temporär lösning att leverera några timmar med material i PowerPoint framför en kamera i ett klassrum – men det har sina utmaningar och kommer högst troligt inte hålla i längden, framförallt inte om du vill ha engagerade medarbetare och få bra resultat.

Våra kunders krav och behov på utbildningsprogram innebär att den ska uppnå den kvalité det kräver samtidigt som programmet ska leda till förändring och kompetensutveckling för deltagaren efter genomförd utbildning. Syftet för L&D och HR är att utbilda personalen att möta både dagens och framtida utmaningar samtidigt som det är ökande påtryckningar från företaget att säkerställa att dessa dyra investeringar är lönsamma och leder till verkliga resultat. Vi kanske har kunnat komma undan med temporära lösningar de senaste månaderna, eftersom det vi trodde detta skulle vara ett kortare störande moment i vår vardag. Som vi nog alla är överens om verkar detta nya normala vara mer bestående än tänkt eller i alla fall hålla i sig under en tid in i nästa år vilket gör att en temporär lösning blir allt mer ohållbart.

Rädslan för något nytt

Allt har inte varit förgäves, valen som gjorts de senaste månaderna har utrustat utbildningsbranschen för framtida framgångar – om vi kan ta in vad som verkligen har hänt och driva det digitala förhållningssättet framåt.

En av ”the game changers” som är ett direkt resultat genom social distansering – är att världen snabbt tog in digitala metoder som en del av arbetet. Innan pandemin var det en del tveksamhet kring att gå digitalt fullt ut på grund av rädslan för att deltagarna inte helhjärtat skulle kunna delta i en digitalt levererad och livesänd utbildning. Den här rädslan och enkelheten av att hålla klassrumsledda föreläsningar, som vanligt, leder ofta till att fortsätta använda det väl beprövade metoderna istället för att prova något nytt, som eventuellt skulle kunna leda till okända problem.

Senast igår utförde jag en enkel enkät på flera utbildare. De fick frågan om deras utmaningar inom organisationen och de svarade att deras största rädsla var att de anställda inte var mogna att delta på virtuella utbildningar. Den här envisa rädslan för de okända samtidigt som det fortfarande är en utmaning att ta diskussionen om behovet av att använda digitala stöd och virtuella utbildningsinsatser finns alltså fortfarande kvar – i allra högsta grad.

I de flesta fallen är deltagaren mer van att använda digitala verktyg än vi ger dem cred för. De senaste månaderna har tvingat oss att göra oss bekanta med digitala mötesplatser samt att utmana den förlegade idéen om att till exempel grovarbetare är tekniskt okunniga. För vad händer när de går hem från arbetet? De slår på sina paddor, mobiler och datorer precis som resten av oss – och lever i den digitala världen. Det här ger oss en möjlighet att omfamna den digitala som en metod att leverera utbildning.

Den största utmaningen

Vi behöver också vara helt ärliga med en annan utmaning, en obekväm en. Många av oss är inte mogna att leverera virtuella utbildningar – vi har helt enkelt inte materialet tillgängligt för att köra digitalt. Det mesta av vårt material hittills har anpassats för klassrummet där skickliga föreläsare har sin scen och kan visa upp sina kunskaper. Och nu – plötsligt behöver vi leverera digitala lösningar, omarbeta material som ska fungera i ett digitalt format och till exempel skapa videoklipp som behövs för att en sådan leverans verkligen ska lyfta. Det finns en mängd sätt att hantera, visa och skapa till exempel videos men det verkar inte vara problemet. Snarare är problemet att det specifika innehållet vi behöver till vårt företag inte finns än och behöver skapas. Många av oss behöver börja från början för att skapa materialet vi behöver, eller åtminstone försöka att lokalisera det befintliga materialet som finns någonstans inom organisationen. Det är inte så svårt att göra, däremot är det ett nytt sätt att jobba och det tar inte bara tid utan är även kostsamt för att få det rätt. Med hoppet om att vi kommer att återgå till klassrumsledd utbildning inom snar framtid, har man fram tills nu inte brytt sig om att skapa långsiktiga lösningar i min mening. Dock ser det nya faktumet, om att detta inte kommer ske i närtid, ut att äntligen se till att ändra på detta och att i vi kommer börja skapa det digitala materialet som vi behöver för en hållbar framtid med digitala metoder.

Digitala verktyg ligger i framkant

Utöver ovan så är utmaningen med att få alla med på tåget från vår organisation när det gäller det digitala förhållningssättet inte så enkelt som en kan tro. Det är ett plus i kanten för de L&D avdelningar som förstår och stödjer förflyttningen mot digitala lösningar men det är fortfarande en uppförsbacke att övertyga internt hos organisationerna. Seniora chefer är vana vid klassrumsledd utbildning, att få dem att konvertera till något som verkar vara lite osäkert är inte helt enkelt. Att det kommer att krävas både tid och pengar för att göra om utbildningar som kanske skulle varit lönsamma tidigare är inte vad de vill höra. På samma sätt genomsyrar det fortfarande hopp hos interna och externa konsulter att förflyttningen till digitalt är onödig och att vi kommer att återgå till vad som var. Alltför ofta de senaste veckorna har vi hört att digitala leveranser är omöjliga för den ena eller det andra utbildningsinsatsen. Det är såklart sant, att allt inte kan omvandlas till digital utbildning, speciellt inte när det kommer till tillämpning på jobbet, men mycket av innehållet som levereras i ett klassrum kan och borde levereras virtuellt.

Argumentet att leverera digitala lösningar eller virtuellt levererade utbildningar borde inte baseras på om det är en pandemi eller inte. Beslutet borde istället tas beroende på behovet i sig och inte utifrån rådande situation. Utvecklingen av digitala verktyg har kommit så pass långt att vi verkligen kan leverera något speciellt. Inte bara någon enkel lösning som ersätter klassrumsbaserad utbildning, utan något som ger oss mer möjligheter än vi någonsin haft i ett klassrum och dessutom möjligheten att fungera som stöd i tillämpningen på arbetsplatsen som inte var möjlig alls tidigare – dessutom på ett pålitligt sätt.

Det digitala är här för att stanna – så hur kommer du igång?

Övergången till det digitala händer just nu och frågan är om du är med på tåget eller inte? Vad som än händer i framtiden så är det digitala här för att stanna. Med det sagt betyder det inte att vi inte kommer återgå till någon form av klassrumsledd utbildning någonsin. Däremot kommer det kanske i större utsträckning inte vara det naturliga förstahandsvalet beroende på syftet med just den utbildningen.

För att komma igång finns ett par viktiga saker att tänka på:

En gemensam syn på hur vi designar och skapar utbildning är en bra startpunkt. En gemensam förståelse för och hur vi ska leverera utbildning i den digitala världen.
Stöd från en intern eldsjäl, som skapar och driver frågan om digital utbildning internt och vågar anta utmaningen. Samtidigt tar denna personen ansvar och har mandat att genomföra förändringen samt övervinna de hinder som uppstår för att få det att flyga och få fart på en digital leverans.
Ha en intern expert eller en ämnesområdesansvarig tillgänglig som kan göra övergången lättare vad gäller allt från design till leverans samt tillämpning i arbetet.

Att ha dessa resurser och stöd på plats kommer underlätta den digitala transformationen och sättet som ni utbildar på. Dessutom skulle det underlätta för L&D och HR att genomföra förändringen.

Skapa er framgång

För att lyckas går det inte enbart att fokusera på L&D, ledningsgruppen och intressenterna. Om vi vill lyckas med den här resan behöver vi omvärdera vad som krävs för att lyckas med tillämpningen av utbildning inom en organisation. Chefer, oavsett nivå, kan inte längre förvänta sig att få deras rapporterande medarbetare att försvinna ett par dagar för att sen komma tillbaka efter att ha ”laddat om” med ett nytt förhållningssätt. Istället behöver vi få accept från chefer vars rapporterande medarbetare behöver tillämpa sina nya kunskaper samtidigt som de får den stöttning de behöver direkt i sitt arbete. De som deltar i en utbildning under en längre period går en utbildning som är designad för att leverera resultat direkt i organisationen efter genomfört tillfälle. Detsamma gäller för ”Performance Management”, det behöver vara en direkt länk mellan det som deltagarna lärt sig och det som tillämpas och att det finns en förväntan på direkt tillämpning från den som deltar en utbildning – inte bara för att det är ”bra att gå på kurs”. För HR och L&D har det länge varit en utmaning att engagera chefer på en ”hands-on” nivå vad gäller medarbetares utbildning och olyckligtvis kommer de inte få det utan stöd från organisationen.

Det finns en del utmaningar att konvertera till ett digitalt förhållningssätt men det är inte omöjligt. Det krävs ett engagemang, ett förändrat mindset och en budget. Att arbeta digitalt borde inte längre ses som en temporär lösning för en klassrumsledd utbildning i pandemitider utan ett medel för organisationer att uppnå sina affärsmål på ett effektivt sätt. Det är trots allt kostsamt att göra fel och det borde inte enbart stå och falla på huruvida utbildningen sker i klassrummet eller inte, utan i organisationens balansräkningen.

5 key ingredients for impactful learning

Posted on juni 22, 2020oktober 2, 2023 by Alex Brittain-Catlin

What are the 5 key ingredients for impactful learning? We asked Professor Robert Brinkerhoff to distill all his previous research and practice in High Impact Learning into those key factors that he felt needed to be in place if we are to successfully convert training into virtual online experiences.

The 5 key ingredients for impactful learning presented below are the key factors for an impactful learning experience. But, although they will make an impact on their own, Professor Brinkerhoff has noted that these five factors are not independent of one another, but interact mutually, one helping enhance the other. All five together creating the “perfect storm” for training transfer that drives worthwhile results.

1. Manager engagement
We always find that when manager engagement is high, the probability of learners applying their training in a useful way in their work goes up – dramatically. And the opposite is true – when the mangers have no engagement at all, the likelihood of impact decreases.

As we dug deeper into why this finding was always so predictably true, it looked to us to boil down to two conditions that were driven by high manager engagement: Expectation and Accountability. That is, manager engagement needed to be not just a simple sort of “cheerleading” or encouragement for participating in the training.

The engagement of the manager had to send the clear message that the manager expected more than participation and learning, but expected to see usage. That expectation then led to a sense of accountability on the part of the trainee. The ideal manager engagement established a joint sense of accountability: I, your manager, expect you, the trainee to use this learning in our work together. And also: you, the trainee, can expect me to support you as you try to use it. I’ll hold you accountable for applying the learning, and I expect you to hold me accountable for helping you use it.

2. Focus on application
All of the training design and the message about it needs to make that point that application is the goal of the training, not just participation, and not just learning, but application of that learning on the job. If training participants see their obligation ending at simply participating in the training, or even beyond that, to actually learning something, then the probability of worthwhile transfer is low.

3. Deep business linkage
Impactful training must have clearly explicated linkage to important business or organizational goals. We call it “deep” business linkage to make it clear that simple nominal business linkage is not enough. Imagine, for example, that our organization has a goal to create better customer satisfaction. If we have some training whose purpose is to help serve the achievement of that goal, we have to do more than simply give the training a name that includes the phrase “customer satisfaction”. That linkage has to go deeper.

Furthermore, it has to be made clear how the training will help drive customer satisfaction for each different job role that is expected to participate in the training. That is, if I am for example a marketing coordinator, I have to see clearly what specific actions and results in my particular job this training will help me improve. And this linkage needs to be made clear to my manager as well.

Also, this linkage from learning to job actions to job results, and thence to customer satisfaction has to be clarified and specified for each and every job role that is targeted for participation in this training.

4. Practice, with feedback
Since the deep business linkage makes clear what job actions are intended to be improved, it is obvious that the training must provide ample and sufficient opportunities to practice those actions. And to be effective, those practice opportunities have to be supported with feedback. Finally, to the extent that the new actions are different from the actions that are in place today, that practise should be phased to start with simple practice exercises in a safe environment, then gradually increased in complexity and challenge until proficiency can be achieved.

5. What’s in it for me or “WIFM”

Impactful training will always take pains to help each and every participant commit their time and energy to their learning journey. No one has time to engage in all of the things they could and should; the very act of living entails choices and decisions about when, where and what to attend to. Ideally, when all the previous four elements are clearly established, the “what’s in it for me” should not be a stretch. But without some attention to making the WIFM clear, and revisiting it on occasion as time goes by, attention and commitment can fade.

Become a certified professional today!

Want to learn more than these 5 key ingredients for impactful learning? Learn more about how to create engaging factors for learning and impactful training by learning more about our Brinkerhoff Certification – for High Performance Learning Journeys® here!

The Future of Online Delivery in the Aftermath of Coronavirus

Posted on april 6, 2020oktober 12, 2021 by Alex Brittain-Catlin

The situation in the area of Learning and Development is somewhat disordered right now. The question of how to deliver effectively when our participants are not able to gather in a classroom is being addressed in a variety of ways. L&D professionals are having to address how they deliver training initiatives, they are having to use new tools and approaches, and whilst in many cases there are challenges with these approaches, there are some things of which we should take note. Are there approaches and techniques that we should be evaluating to use as standard going forward?

It’s too early to know exactly how things will look in the next few weeks and months ahead. There is still a high level of uncertainty in business terms, let alone what it means when it comes to L&D initiatives. Though, what we can see, is that the move to virtual and digital has really given momentum to an approach that has been with us for a number of years.

The Requirement to Move Online

There are some organisations that are well ahead when it comes to the design of blended programs that incorporate virtual and digital elements, who are familiar with the tools and techniques to deliver effective training out of the classroom. However, this can not be said for all. There are still many out there who rely heavily on classroom training sessions and where there have been many, assorted reasons why the move to a more blended approach has not been taken. Until now.

The rapid requirement to a more virtual and digital approach is supported by an underlying requirement to make this shift that has been gradually making itself felt for several years. There have been requirements to reduce the time that employees are away from the office participating in education, this has come from organisations but also from participants themselves, who find it hard to justify days away from work. The cost of participation is another reason, not only in terms of the education itself but also in terms of logistical costs and time away from operational matters. Another argument used to reduce the number of classroom days is in terms of the reach of learning initiatives, if we can reduce the requirement to travel, we are able to offer consistent trainings to a wider participant base and be more flexible in our approach. These are not new.

Many of us in the Learning and Development world have been caught relatively unprepared by the current Corvid-19 crisis. This has led to the rapid move to virtual and digital as a means of delivery. eLearning has also once again seen an increase in demand as the requirement to deliver out of the classroom has been a necessity. The question is what will happen when things return to normal, where once again classroom sessions are possible. Will we just throw these new tools out or really begin to apply them in our trainings going forward?

Incorporating Digital and Virtual Approaches

The most obvious move has been the huge uptake in the use of virtual meeting tools. Meeting tools such as Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts etc are all finding their place in the world of L&D like never before. Suddenly, instructors are having to utilise these means in order to reach out to their participants and whilst there have been some hiccups, many of us are realising that actually it’s not so bad after all.

An additional point when it comes to virtual tools is that not only are instructors becoming more attuned in how to deliver virtually but participants are becoming familiar with these tools as a means of attending trainings. Yes, there have been some approaches that haven’t quite worked, learning sessions that have been too long, or not had the right mix of variety, duration, and interaction to really create engagement. This is not so surprising given the need to rapidly adjust. However, the familiarity with these tools as a means to deliver or receive training is definitely something that can be utilised going forward. As long as we learn and use the right approaches, both in terms of design and delivery, to create truly interactive, engaging, and valuable virtual sessions there are opportunities ahead.

The utilisation of digital platforms has also been necessary as a means of delivering knowledge transfer, to structure learning initiatives, and provide forums for participant interaction. Whether it’s an LMS system, or something like the Promote platform, we have really had to address how we support knowledge transfer to our participants. Historically many of these platforms have been used to support classroom learning, now they are having to be used in their own right – to enable learning, build knowledge, and support application.

Social learning has also experienced an uptick, where Online communities of learning are currently very popular. People are seeking advice but also sharing experiences digitally because they this is the only means that they have available to them right now. Informal learning was there before but it’s become increasingly prominent over the past few weeks. How can we harness this in an effective way for the benefit of our employees and their ongoing development – not only in times of Coronavirus.

These approaches are not new but there have been barriers to application that have mostly had to be torn down given the current situation. Given where we are now, where there is greater familiarity with them on the part of both facilitators and participants, we can take steps to incorporate them properly into our L&D initiatives in the future. This will no longer be the right-now necessity but we should be able to take a breath and see what is the best tool for the job and holistically design a program that incorporates the best elements of a blended approach to meet the development needs of both our learning audiences and the organisations they work for alike.

Now, of course, there will be those who return to the reliance on the classroom setting as soon as they are able. There are still valid reasons to hold face-to-face learning activities, not least in terms of training to apply behaviours, networking opportunities, controlled application, the ability to give immediate feedback and actually, because many participants still prefer to learn in a face-to-face environment. The point is that given the new approaches we’ve all had to apply recently, we should be able to make a more qualified decision as to whether a face-to-face session is vital, nice to have, or can be replaced with something that serves the purpose just as well.

What Happens Next?

What we have seen is that the High-Performance Learning Journey approach provides us with many of the answers when it comes to how to design such blended programs. Indeed, where we have already incorporated this approach one of the advantages has been that only the face-to-face elements have had to be replaced and not the whole approach to a training program. Whilst still a challenge, this has been a simpler process and more straightforward to achieve. The increase in the use of virtual tools and platforms to support learning has also broken many of the barriers that presented themselves when it came to getting knowledge, learning, and application across to our participants.

My point is this, things are chaotic right now. There may be too much uncertainty in many organisations to make a decision now in terms of how trainings are going to be designed and delivered going forward but there are some valuable lessons that we can take with us. Fairly soon, hopefully, the Coronavirus will recede and we will be able to decide on what our longer-term approach can be. However, if things continue as they are right now, we will be forced to make a more long-term decision on how we deliver using these tools. Either way, we should be able to deliver L&D initiatives in a manner that enables us to really use them to their best advantage and we are doing things right now that can inform these decisions.

How to Quickly Apply a Blended Approach to Make Your Face-to-Face Learning Happen

Posted on mars 26, 2020oktober 12, 2021 by Alex Brittain-Catlin

The current Coronavirus situation has led to a number of travel restrictions coming into place at an alarming rate and more people working from home. An increasingly urgent question that we are facing from customers is what they can do with their Learning and Development programs that are scheduled to be run in the next few weeks.

The problem statement is: A program needs to be delivered in two or three weeks, participants will not be collocated, we only have basic virtual facilities but we need this program to go out.

This is a similar challenge to that which Promote has been helping customers with for a number of years. Our consultants are experienced at working with customers to create greater performance from L&D initiatives, whilst reducing face-to-face time, or even creating completely virtual programs. To take into account the current situation, we are using an intermediate approach.

Our response is two-fold. The “near term” solution addresses converting a Learning and Development program into a no-face-to-face option that works with an acceptable level of quality and knowledge transfer. However, we also know that this might not be the optimal solution for delivering performance related initiatives going forward. It’s a near term solution for an near term problem and not a long-term recommendation.

We are taking a pragmatic approach here. Whilst there are a number of virtual classroom offerings available, not least Adobe Connect and Microsoft Teams, a large number of facilitators and participants will not necessarily have immediate access to these immediately. There is also a learning curve in terms of how to use these. However, most people should have access to a personal computer and a video conferencing software, so these are the tools that we are focusing primarily on for the immediate short-term.

What we are steering away from, for the most part, is simply replacing a classroom face-to-face event with a virtual face to face event. Whilst this sounds like the most obvious approach, there are challenges with doing this. The main ones are that this approach does not encourage engagement, interaction between participants is difficult, particularly if they are sitting by themselves, and that long virtual sessions are fraught with problems. We might be able to get a program delivered but at what cost?

Instead, for a near term solution, we are suggesting a change in approach. Where much of the knowledge foundation is delivered beforehand, either in terms of basic learning videos, or theory sessions using voice over PowerPoint. We are moving the focus of the live session from one where theory/knowledge is imparted to the place where findings are discussed, clarification given, examples are taken from participants. This does two things, it focuses on how the knowledge can be applied, which is more engaging for virtual participants but it also takes the pressure off the instructors by creating a dynamic that is easier to handle.

The Promote platform supports our approach because it provides a backbone around which training can be structured. The short-term solution is to provide a virtual training that is supported by pre-and post-assignments. The key being that much of the actual knowledge transfer happens outside of the virtual classroom. Our aim being to reduce as far as possible the amount of time participants will need to spend in virtual classrooms, whilst still giving them what they need to not only learn a subject but also be able to put it into practice.

Be aware that we will probably have to reschedule these learning events. A two-day, face-to-face training might well have to become a two-week blended approach, with one or two relatively short live virtual sessions. The actual time dedicated to the program might be similar for both learner and instructor but we will have to stretch the journey in order to reach the result we want. The upside is that we should also be able to maintain, or even increase, the value that we generate from the training.

The following is an approach that can be used to turn a face to face event into a virtual training:

Look at the L&D Portfolio: Look at the learning portfolio and identify which programs need to be adjusted most urgently.

For each of the programs identified:

Address the proposed schedule: What is the original schedule in terms of time scale and what are the options for adjusting this schedule?
Analyze each program: Evaluate for each program.
- Purpose of the program: Intended output, level of complexity.
- Determine the instructor/SME: level of technical ability, ability to adjust approach.
- Determine the target group: level of technical ability, geographic spread.
- Program requirements: Expectations on participants following program, amount of knowledge transfer, potential performance outcomes.
- Organizational tools available: Video conferencing, Promote or LMS, ability to receive virtual training. Set ambition levels accordingly.
Break down the existing schedule:
- What elements relate to the structure of the program (e.g. Kick-off, introduction, program schedule)?
- What elements relate to knowledge transfer (e.g. theory, skill development)?
- What elements relate to assignments and tasks, in terms of building awareness of the need for application of the knowledge, current situation, participant relevance, discussion, practice, feedback, alignment to my role, and application at work (e.g. what is the current situation?, how can I apply this in my team?)?

4.1. Structural elements: Structural elements can entirely be moved online and conducted by Promote or in some cases through an LMS.

4.2 Knowledge transfer sections: It’s important that video / voice over PowerPoint for the introduction of knowledge is used only when it’s absolutely crucial to the program. This means identifying what is a must-have, what is a nice to have, and what can be excluded. Then making a choice. Broadly speaking, we are looking at breaking these down into the following areas.:

What must be delivered by an instructor/subject matter expert.
What elements are introducing new knowledge and what elements are follow-up, clarification, or related to application.
What can be delivered digitally using voice over PowerPoint/pre-recorded videos, or learning literature via a platform, such as Promote.
What absolutely has to be delivered live.

4.3 Assignments and tasks: These elements can be delivered pre-session or post-session via Promote or some LMSs through the creation of assignments. Required interaction between instructors, SMEs, participants and their managers can then be created through specific types of tasks for each assignment.

Create new structure: Redistribute the key components into pre-training, live training, and post-training elements.
Create Content:
- Create assignments and tasks in Promote/LMS.
- Adjust existing or create new knowledge foundation material by using video, voice over PowerPoint, training literature, etc.
- Create schedule for live sessions: What is the intended input from Promote, what targeted participant engagement do I want to create (input of good examples, questions, what needs to be clarified in terms of theory already delivered, what is “good practice”, are there small elements of theory that can be added? etc.).
Review and Adjust: Once the skeleton of the program has been put together, the assignments and tasks created, the whole program needs to be reviewed in terms of flow. Most importantly here is to ascertain whether the pre-session assignments build up to and provide the live session with the right level of input to enable the live session to be interactive and relevant. The post-session assignments need to be reviewed to ensure that they flow from the live event and that there are inter-dependencies throughout.
Sign off Program: Ensure that the program meets the stakeholder’s requirements in its current form.
Launch Program: Kick the program off, introduce the approach to participants, help them overcome any barriers (real or perceived), and ensure ongoing facilitation throughout.
Evaluate and Adjust: Following each stage, evaluate and adjust according to what actually happened vs what is supposed to happen.

This process can be used for programs that currently contain single or multiple modules.

In terms of time and depending on the type of program, Promote is able to adjust the basic structure, assignments and tasks to be created within a day or two. The creation of new videos or voice over PowerPoint will take a little longer depending on the level of quality required. However, if we are looking at good enough, this can be achieved relatively quickly – depending on the resources at hand.

Rethinking the way programs are delivered to beat the need to travel

Posted on mars 20, 2020oktober 12, 2021 by Alex Brittain-Catlin

The Coronavirus has brought many challenges with it. Not least that organisations have started enforcing travel bans on their employees, which has had an understandable impact on Learning and Development programs that are currently underway.

Just such a situation has arisen with one of our customers. They have just concluded the pilot of a program and were intending to roll out at scale in the next few weeks. Enter the necessary travel ban and suddenly their plans are up in the air.

The particular program focused on some several hundred employees located around the country. The initial aim was to gather them together in smaller groups and facilitate the learning in the normal way, over several one-day sessions. However, this is now not possible and the idea of waiting until the travel ban is lifted is equally unappealing because of the delays that it will bring. The question was whether to postpone, cancel, or try another approach.

The design of the program revolved around a three-phase approach. The first phase incorporates our online platform Promote to act as the backbone of the program, providing the corporative relevance, the learning theory, and supervisor engagement. Once this knowledge foundation has been delivered digitally, participants move to phase two, the face-to-face sessions where they would really practice and develop key behaviours. During the final phase, there would be additional application assignments, facilitated by both instructors (digitally) and supervisors (face-to-face) to ensure that the participants actually implemented the learning in their workplaces and were supported in doing so. However, due to travel restrictions, the second phase and therefore the whole program were now in danger.

The solution has been to facilitate the face-to-face sessions virtually. The upside is no need to travel, a reduction in logistical costs, and a continuation of the program roll out. All this without a loss in quality and still providing the participants with what they need to apply their learning in their places of work.

This approach has not been without its challenges, not least in the experience that many of us have had when attending virtual trainings in the past. In the majority of cases these could not have been described as engaging and their value has rightly been challenged. The key has been not to address just the face-to-face elements but the design of the program as a whole. To take the emphasis away from the purely co-located elements and place it across the different media. Taking this approach, we can still attain the performance we are after but the virtual facilitation takes on a more central role.

An additional factor may well turn out to be that this customer doesn’t return to the event focus that they have had hitherto. That once the more virtual approach has been introduced and participants become familiar with it, the requirement to deliver as many face-to-face trainings can be reduced. The situation was forced upon them through necessity but has also proven to be an opportunity to try something new.

Ironically, this new approach is not so new after all. It’s already out there being delivered in other companies. However, what was missing was the spur to adopt this new approach. Programs do not necessarily need to be put on hold because of the unfolding situation but can instead be re-embodied through new means of delivery, aided by technology, and designed with performance in mind.

See this as an opportunity, albeit one that has been brought about through unfortunate circumstances, to try new approaches rather than as a reason to stop Learning and Development initiatives.